Month: maart 2021
Blog - De Weekly Meeting - Why? How? What?
Een helder en strak overlegritme is essentieel in een groeiend bedrijf. Het is de hartslag van de organisatie, schreven we eerder al. The Meeting Rhythm komt voort uit de Scaling Up methodiek en bestaat uit vijf overlegvormen: de daily huddle en de weekly, monthly, quarterly en annual meeting. Voor groeibedrijven is de weekly meeting extreem belangrijk. In dit blog vertellen we je er alles over.
Waarom is een goed overlegritme zo waardevol?
Als scale up weet je alles van het belang van ambities en het stellen van grote doelen. Een goed overlegritme helpt je dagelijks bezig te zijn aan dat doel. Van te voren helpt het je in reflectie en het praten tijdens een meeting zorgt voor structuur in je hoofd. In z’n algemeenheid zorgt een meeting voor betrokkenheid, positieve groepsdruk en kun je gebruikmaken van het 'collective intelligence'. Bovendien zijn scale ups nog eens enorm in beweging. In die bewegende wereld is het nóg belangrijker om met elkaar op vastgestelde momenten de zaken te bespreken. Tel daar de situatie rondom corona en het thuiswerken bij op en een goed overlegritme is op dit moment onmisbaarder dan ooit.
Wat is het doel van de weekly meeting?
Het is logisch dat een brainstorm een ander doel heeft dan een update meeting. En toch is er een ultiem doel te koppelen aan iedere meeting, zeker voor groeibedrijven. Dat doel heeft te maken met de groei die je nastreeft en de hectiek die daarbij komt kijken. Een meeting zou wat ons betreft in alle gevallen moeten bijdragen aan het sneller nemen van besluiten. Sneller besluiten leidt tot sneller leren. En sneller leren leidt uiteindelijk weer tot het nemen van betere besluiten. Als groeibedrijf ben je continu aan het leren. Ieder besluit dat je neemt, leidt tot een ervaring waarvan je leert. Dat hoeven geen grote besluiten te zijn, juist kleine acties kunnen van waarde zijn.
Hoe doe je dat dan?
De weekly meeting vormt de basis voor alle andere meetings. Het zorgt ervoor dat je als team kunt synchroniseren en de focus houdt. Dan gaat het bijvoorbeeld om de voortgang in cijfers en om klant- en medewerkersfeedback te delen. Ook los je één of twee belangrijke kwesties samen op, door daarover een (snelle) beslissing te nemen. Een weekly duurt 60 tot 90 minuten en een goede opbouw kan er als volgt uitzien:
Notulen?
Iedereen is het er wel over eens dat niemand echt de notulen leest. Wat ons betreft volstaat het dan ook om iedere meeting af te sluiten met een goede actie- en besluitenlijst, inclusief het ‘wat, wie en wanneer’. In een vast format noteer je wat er is besloten, wie het gaat oppakken en wanneer het wordt opgeleverd. Wees niet bang dat je dingen mist of vergeet. Vertrouw op het collective intelligence: echt interessant zaken (zonder actiepunt op dat moment) komen op een later moment wel terug.
Wie en hoeveel?
Met hoeveel mensen kun je rond de tafel om een planning door te nemen of stand van zaken te bespreken? Je ontkomt er bijna niet aan om de groep op te splitsen. Een weekly meeting krijg je op een goed moment binnen verschillende afdelingen (denk aan MT, accountteams, sales, technic). De vuistregels: maximaal 10 deelnemers per meeting en maximaal twee weekly meetings per individu. Worden het er meer dan twee per week, denk dan na of je iemand anders kunt afvaardigen. Na een meeting heb je namelijk ook tijd nodig om met de uitkomsten aan de slag te gaan.
Succesfactoren en belemmeringen
Structure follows the strategy. But culture eats strategy for breakfast. Met andere woorden: goede meetings vereisen de juiste mindset. Vindt een team het lastig iedere week een highlight te vinden? Dat vereist de juiste mindset, want iedere week gebeurt er iets goeds. Maar soms moet je beter zoeken of het kleiner maken. Wat verder helpt in het succes van je meeting, is een duidelijke structuur, vaste rollen, goede voorbereiding en specifieke input. Die tips lees je uitgebreid in dit blog.
Met een helder overlegritme kun je sneller besluiten nemen, sneller reageren en sneller leren. Essentieel voor ieder bedrijf en zeker voor scale ups! Wil jij áán je bedrijf werken en zo de basis leggen voor duurzame groei? Bekijk dan onze memberships!