Benieuwd waar jouw belangrijkste mogelijkheid voor groei ligt? Klik hier en maak onze gratis Growth Test.

Q4 staat voor de deur, dus het is tijd voor de kwartaalmeeting. Hoe zorg je voor een goede quarterly meeting? Door een helder overlegritme te implementeren. Een goed overlegritme is essentieel in een groeiend bedrijf. Feitelijk is het de hartslag van de organisatie. Het Meeting Rhythm komt voort uit de Scaling Up methodiek, en bestaat uit vijf overlegvormen: daily huddle, weekly meeting, monthly meeting, quarterly meeting en annual meeting. Hieronder lees je meer.

Het doel van een helder overlegritme

Met een helder overlegritme kun je sneller besluiten nemen, sneller reageren en sneller leren. Zo’n ritme zorgt voor voorspelbaarheid. En voorspelbaarheid heb je nodig in een groeiend bedrijf. Er zijn tenslotte al genoeg variabele factoren waarop je moet anticiperen. Door te werken met een kraakhelder overlegritme kan alle informatie accuraat en snel door de organisatie stromen. Doordat je bij ieder overleg van te voren het doel, de inhoud en de duur bepaalt lopen vergaderingen niet meer uit en weet iedereen waar hij aan toe is. Bij bedrijven in de scaling-up fase geeft vergaderen rust en ruimte. In iedere meeting neem je beslissingen, los je spanningen op en monitor je voortgang. Meetings versterken bovendien de onderlinge connectie en de binding met de (organisatie)doelen.

Gouden regels

De gouden regels voor Scaling Up meetings gaan over vier aspecten: voorbereiden, standaardiseren, samen en focus. Wees in de voorbereiding specifiek over de meeting, zonder in detail te treden. Zorg ervoor dat je kunt teruggrijpen op een standaard agenda, planning, rol- en taakverdeling. Iedere meeting staat voor gezamenlijke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, waarin de focus ligt op het maken van beslissingen, lessen trekken, delegeren en voortgang houden zonder te pushen. Punten die een meeting kunnen breken zijn: generieke (niet-specfieke) inhoud, geen voorbereiding, niet op of buiten de tijd en teveel meetings voor één persoon om deel te nemen.

The Daily Huddle: 5 tot 10 minuten

In een typische daily huddle gaat over operationele zaken: je dagagenda, je top 3 activiteiten van de dag, voortgang op persoonlijke cijfers (KPI’s), eventuele obstakels en wat je nodig hebt om die weg te nemen. Een goede daily huddle bespaart iedereen elke dag een uur aan e-mailupdates en ongevraagde onderbrekingen.

The Weekly meeting: 60 tot 90 minuten

In de weekly meeting bespreek en evalueer je de voortgang ten opzichte van je kwartaalprioriteiten (Rocks) en maak je gebruik van het collectieve denkvermogen om belangrijke kwesties aan te pakken. Tijdens dit overleg wordt ook gesproken over eventuele marktkennis die gedurende de week is verzameld bij klanten, werknemers en concurrenten.

The Monthly meeting: halve tot hele dag

Dit overleg duurt een halve of hele dag waarin het management de standaard agenda van de weekly meeting bespreekt plus één of twee strategische kwesties. Ook wordt het bedrijfs-DNA (kernwaarden, positionering, productfocus) geëvalueerd en versterkt.

The Quarterly meeting: 1 tot 2 dagen (buiten de deur)

Doel van dit overleg is terug te kijken op het afgelopen kwartaal, daarvan te leren en vooruit te kijken op het komende kwartaal. Ook worden ambities en prioriteiten voor het komende kwartaal bepaald. Leiders werken hun groeitools bij waarmee ze de vier beslissingen verbeteren (People, Strategy, Execution, Cash). Verder worden in deze meeting de vorige kwartaaldoelen geëvalueerd en nieuwe kwartaaldoelen bepaald.

The Annual meeting: 1 tot 3 dagen buiten de deur

In dit jaarlijkse overleg bespreken de leiders en het management team alles wat van belang is: van de strategie en het jaarplan tot en met de Rocks en het thema voor het volgende kwartaal. De gehele strategie wordt geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Nog als afsluiter een paar mooie tips:

  • Plan iedere meeting op dezelfde tijd en plaats.
  • Voor teams die ver weg zijn of in geval van vergaderen op afstand: zorg dat alle informatie beschikbaar is en de techniek werkt, zodat de meeting soepel verloopt. Anders verspil je kostbare tijd.
  • Kies één dag per week voor al je meetings, in plaats van meetings te verspreiden over meerdere dagen van de week.
  • In de ideale situatie eindigen meetings vlak voor de lunch of vrijdagmiddagborrel, zodat je in een meer informele setting zaken kunt bespreken die boven tafel kwamen tijdens een overleg, maar waarvoor geen ruimte was om die te bespreken. Hanteer bij iedere meeting de volgende mantra’s: welk besluit kunnen of moeten we hierover nemen, wat leren we hiervan, moeten Wij Dat Nu Doen/Bespreken?

Benieuwd waar jouw belangrijkste mogelijkheid voor groei ligt? Klik hier en maak onze gratis Growth Test.

Wil jij de Scaling Up methodiek implementeren binnen jouw bedrijf? Check ons 2-Daags Groeiprogramma! Of maak de Growth Test en ontdek jouw grootste aandachtspunt van dit moment.