Blog - Agile werken voor Scale-Ups

Benieuwd waar jouw belangrijkste mogelijkheid voor groei ligt? Klik hier en maak onze gratis Growth Test.

Onze wereld verandert razendsnel. Als groeibedrijf verander je ook. Hoe kun je als Scale-Up duurzaam groeien in een veranderende wereld? Agile werken draait om vooruitkijken in een onvoorspelbare omgeving. Er zijn verschillende methodieken om binnen deze context naar je eigen portfolio te kijken. In dit blog nemen we je mee in twee daarvan: ecocycle planning en scenarioplanning.

Wat is agile ook al weer?

Eerst even kort een opfrisser: agile werken. Recent organiseerden we een Key Player Dag onder begeleiding van Gidion Peters van Organize Agile. Hoe vatten zij het samen? “Bij agile werken draait het om wendbaarheid. Het fundament van wendbaar organiseren zit in een specifieke manier van naar de wereld kijken. Met de agile bril op omarm je onzekerheid, zijn mensen het vertrekpunt, is wat je doet altijd in ontwikkeling, zijn aannames er om te testen en gaat het altijd om een sterk team.” Agile is een manier van werken, denken en organiseren en kan je als groeibedrijf verder helpen om vooruit te kijken in een onvoorspelbare wereld.

Gedisciplineerd experimenteren

De grootste bedrijven blijken soms niet bestand tegen veranderende trends. Laat staan dat je een groeibedrijf bent. Dan ben je nog harder aan het zoeken naar en surfen op trends en ontwikkelingen. Wat daarbij helpend kan zijn, is ‘gedisciplineerd experimenteren’. Dat zit precies in het midden van -aan de ene kant- als een kip zonder kop alles aanpakken, oppakken en uitproberen en -aan de andere kant- alles vastzetten in vertragende corporate processen. Een positie in het midden is voor een groeibedrijf goed. Dan werk je gedisciplineerd aan je portfolio met een specifieke set aan experimenten die je uitvoert. Hieronder zoomen we in op twee modellen die je helpen om experimenten te bepalen: ecocycle planning en scenarioplanning.

Ecocycle Planning

Dit model gaat uit van in het algemeen wendbaar zijn door keuzes te maken, focus aan te brengen en in sommige gevallen afscheid te nemen van zaken die je lief zijn. Het zorgt voor potentie voor al die zaken die in je hoofd of ideeënbox hangen. Het helpt je om als groeibedrijf met elkaar te praten over die wilde ideeën die er zijn, hoe je dat kunt aanpakken en welke keuzes je daarin te maken hebt. Met ecocycle planning voer je het gesprek hierover op een gestructureerde manier.

Ecocycle planning neemt vier ontwikkelingsfasen op in de analyse, wat zorgt voor agility, veerkracht en duurzame resultaten. Het begint met de incubatie (zaaien). De ideeën die hierna overeind blijven, gaan door naar de geboorte (verzorgen). Als je die voldoende aandacht geeft, dan komt het in de volwassenheid (oogsten). Uiteindelijk moet je ook afscheid nemen en gaat het door naar de creatieve destructie (laten gaan).

Het model kent valkuilen. Aan de ene kant is daar de armoedeval, waarbij je goede ideeën niet naar een volgende stap brengt. En de rigiditeitsval, wanneer je ergens niet mee stopt, terwijl je daarmee wel ruimte maakt voor nieuwe dingen.

 

 

Scenarioplanning

Scenarioplanning dwingt je in de toekomst te kijken en helpt je met onzekerheid om te gaan. Als je dit serieus aanpakt, kun je snel en doeltreffend bijsturen op momenten waarop dat nodig is. Denk maar aan een professioneel schaker: die kan niet voorspellen wat zijn tegenstander gaat doen, maar hij kan zich wel een beeld vormen welke opties hij heeft en daarop een strategie ontwikkelen. Scenarioplanning werkt precies zo. Met scenarioplanning denk je flexibel en kun je de juiste beslissingen nemen als de status quo verandert.

Bij scenarioplanning ga je uit van meerdere toekomstbeelden en formuleert scenario’s. Toekomstscenario’s zijn externe realiteiten die je niet kunt beïnvloeden. Ze zijn gebaseerd op fundamentele onzekerheden. Met scenarioplanning werk je eerst een lijst uit met alle fundamentele onzekerheden in je omgeving. Uit die lijst kies je twee onzekerheden met (1) de grootste impact op je business en (2) de grootste onvoorspelbaarheid. Deze plot je vervolgens op het assenkruis.

 

Flexibiliteit en wendbaarheid maakt je groeibedrijf geschikt voor doorlopende verbetering en laat je sneller en beter reageren op veranderingen in je markt. Het omarmen van agile werken is in principe gemakkelijk. Als je ervan overtuigd bent dat je mensen en organisaties in staat moet stellen om mee te komen in een snel veranderende wereld, dan is de basis al gelegd.

Wil jij de Scaling Up methodiek implementeren binnen jouw bedrijf? Check ons 2-Daags Groeiprogramma! Of maak de Growth Test en ontdek jouw grootste aandachtspunt van dit moment.


Blog - Helder overlegritme is de hartslag van je organisatie

Benieuwd waar jouw belangrijkste mogelijkheid voor groei ligt? Klik hier en maak onze gratis Growth Test.

Q4 staat voor de deur, dus het is tijd voor de kwartaalmeeting. Hoe zorg je voor een goede quarterly meeting? Door een helder overlegritme te implementeren. Een goed overlegritme is essentieel in een groeiend bedrijf. Feitelijk is het de hartslag van de organisatie. Het Meeting Rhythm komt voort uit de Scaling Up methodiek, en bestaat uit vijf overlegvormen: daily huddle, weekly meeting, monthly meeting, quarterly meeting en annual meeting. Hieronder lees je meer.

Het doel van een helder overlegritme

Met een helder overlegritme kun je sneller besluiten nemen, sneller reageren en sneller leren. Zo’n ritme zorgt voor voorspelbaarheid. En voorspelbaarheid heb je nodig in een groeiend bedrijf. Er zijn tenslotte al genoeg variabele factoren waarop je moet anticiperen. Door te werken met een kraakhelder overlegritme kan alle informatie accuraat en snel door de organisatie stromen. Doordat je bij ieder overleg van te voren het doel, de inhoud en de duur bepaalt lopen vergaderingen niet meer uit en weet iedereen waar hij aan toe is. Bij bedrijven in de scaling-up fase geeft vergaderen rust en ruimte. In iedere meeting neem je beslissingen, los je spanningen op en monitor je voortgang. Meetings versterken bovendien de onderlinge connectie en de binding met de (organisatie)doelen.

Gouden regels

De gouden regels voor Scaling Up meetings gaan over vier aspecten: voorbereiden, standaardiseren, samen en focus. Wees in de voorbereiding specifiek over de meeting, zonder in detail te treden. Zorg ervoor dat je kunt teruggrijpen op een standaard agenda, planning, rol- en taakverdeling. Iedere meeting staat voor gezamenlijke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, waarin de focus ligt op het maken van beslissingen, lessen trekken, delegeren en voortgang houden zonder te pushen. Punten die een meeting kunnen breken zijn: generieke (niet-specfieke) inhoud, geen voorbereiding, niet op of buiten de tijd en teveel meetings voor één persoon om deel te nemen.

The Daily Huddle: 5 tot 10 minuten

In een typische daily huddle gaat over operationele zaken: je dagagenda, je top 3 activiteiten van de dag, voortgang op persoonlijke cijfers (KPI’s), eventuele obstakels en wat je nodig hebt om die weg te nemen. Een goede daily huddle bespaart iedereen elke dag een uur aan e-mailupdates en ongevraagde onderbrekingen.

The Weekly meeting: 60 tot 90 minuten

In de weekly meeting bespreek en evalueer je de voortgang ten opzichte van je kwartaalprioriteiten (Rocks) en maak je gebruik van het collectieve denkvermogen om belangrijke kwesties aan te pakken. Tijdens dit overleg wordt ook gesproken over eventuele marktkennis die gedurende de week is verzameld bij klanten, werknemers en concurrenten.

The Monthly meeting: halve tot hele dag

Dit overleg duurt een halve of hele dag waarin het management de standaard agenda van de weekly meeting bespreekt plus één of twee strategische kwesties. Ook wordt het bedrijfs-DNA (kernwaarden, positionering, productfocus) geëvalueerd en versterkt.

The Quarterly meeting: 1 tot 2 dagen (buiten de deur)

Doel van dit overleg is terug te kijken op het afgelopen kwartaal, daarvan te leren en vooruit te kijken op het komende kwartaal. Ook worden ambities en prioriteiten voor het komende kwartaal bepaald. Leiders werken hun groeitools bij waarmee ze de vier beslissingen verbeteren (People, Strategy, Execution, Cash). Verder worden in deze meeting de vorige kwartaaldoelen geëvalueerd en nieuwe kwartaaldoelen bepaald.

The Annual meeting: 1 tot 3 dagen buiten de deur

In dit jaarlijkse overleg bespreken de leiders en het management team alles wat van belang is: van de strategie en het jaarplan tot en met de Rocks en het thema voor het volgende kwartaal. De gehele strategie wordt geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Nog als afsluiter een paar mooie tips:

  • Plan iedere meeting op dezelfde tijd en plaats.
  • Voor teams die ver weg zijn of in geval van vergaderen op afstand: zorg dat alle informatie beschikbaar is en de techniek werkt, zodat de meeting soepel verloopt. Anders verspil je kostbare tijd.
  • Kies één dag per week voor al je meetings, in plaats van meetings te verspreiden over meerdere dagen van de week.
  • In de ideale situatie eindigen meetings vlak voor de lunch of vrijdagmiddagborrel, zodat je in een meer informele setting zaken kunt bespreken die boven tafel kwamen tijdens een overleg, maar waarvoor geen ruimte was om die te bespreken. Hanteer bij iedere meeting de volgende mantra’s: welk besluit kunnen of moeten we hierover nemen, wat leren we hiervan, moeten Wij Dat Nu Doen/Bespreken?

Benieuwd waar jouw belangrijkste mogelijkheid voor groei ligt? Klik hier en maak onze gratis Growth Test.

Wil jij de Scaling Up methodiek implementeren binnen jouw bedrijf? Check ons 2-Daags Groeiprogramma! Of maak de Growth Test en ontdek jouw grootste aandachtspunt van dit moment.


Tijd voor de voorjaarsschoonmaak!

Tijd voor de voorjaarsschoonmaak!

Voorjaarsschoonmaak voor bedrijfsprocessen

Houd deze lente eens een aantal van jouw key-processen tegen het licht! Onder key-processen verstaan we de 4 tot 9 processen die essentieel zijn om continu waarde te leveren aan jouw klanten. Wat zijn dit voor processen? Denk aan de volgende voorbeelden:

  • Werving, selectie en onboarding van nieuwe medewerkers.
  • Het genereren van leads en deze bijhouden in een marketing funnel.
  • Dealmaking en onboarding van nieuwe klanten.
  • Op het gebied van finance: administratie, facturatie en rapportage.

Werken áán jouw bedrijf is immers ook jouw bedrijf/ organisatie/ key-processen structureel verbeteren, zodat kwaliteit en efficiëntie omhoog gaan en je weer verder kunt groeien. Processen worden na verloop van tijd wat stoffig en steeds nét iets minder strak uitgevoerd. Af en toe wordt er een stapje overgeslagen, er komt een persoonlijke 'twist' in de werkwijze. Niet ideaal, wel logisch en dus heeft elk proces af en toe een beurt nodig. Geef daarom deze lente een van jouw key-processen een voorjaarsschoonmaak!

Wat levert dat op:

  • Iedereen wordt weer even met de neus op de bal gedrukt.
  • Verantwoordelijkheden worden weer helder.
  • Je snijdt nutteloze taakjes zonder toegevoegde waarde weg.
  • Je krijgt ervaring uit eerste hand wat betreft het verstoffen van jouw processen.
  • Het is een 'leuke' afwisseling van de normale werkdagen voor een paar mensen uit je team.

Dit mag je zeker rekenen tot werken áán je bedrijf! En als je toch bezig bent, bedenk dan meteen op welke 3 plekken in het proces jij de peilstok erin wilt steken om te monitoren of ‘de standaard' wordt gehaald. Dit levert gelijk ook weer een nuttige KPI voor op je dashboard de komende maanden.

Kennismaken met GoFastForward? Bekijk hier wanneer de volgende kosteloze Masterclass Scaling Up is. Check de voorwaarden en schrijf je in!